Analizy i publikacje
Optymalizacja procesu transformacji kosztów przedsiębiorstwa
Proces rozliczenia kosztów w średnich i dużych przedsiębiorstwach produkcyjnych jest niezwykle żmudny. W dużym uproszczeniu proces ten polega na wielostopniowej transformacji sald kont kosztowych, w oparciu o informacje pochodzące ze sprawozdawczości produkcyjnej, księgowej, materiałowej i płacowej. Złożoność tego procesu, a także wąski margines czasowy, jaki pozostaje na jego przeprowadzenie (zwykle okres pomiędzy zamknięciem dekretacji dokumentów poprzedniego miesiąca i sporządzeniem rejestrów VAT, a terminem złożenia deklaracji podatku dochodowego CIT) powoduje, iż w większości przedsiębiorstw nie ma możliwości cofnięcia się i korekty błędów popełnionych na wcześniejszych etapach rozliczeń. Trudno też myśleć o jakiejkolwiek formie kontrolingu czy optymalizacji podatkowej.
Celem firmy SYSIFNO jest zestandaryzowanie procesu rozliczeń kosztów, tzn. doprowadzenie to takiej sytuacji, w której większość obliczeń dokonywana jest w sposób automatyczny, w przeciągu jednego dnia roboczego. Nasz cel osiągamy na kilka sposobów. Po pierwsze dzięki odpowiedniej konstrukcji planu kont jednostki, po drugie przez opracowanie dedykowanego oprogramowania działającego w komórkach mających wpływ na przebieg procesu rozliczeń, i po trzecie dzięki zastosowaniu elektronicznego systemu rozliczeń i transformacji kosztów. Informacje agregowane są w taki sposób, by była możliwość ich prezentacji w systemie INFINA – portal informacyjny.
Kluczem do rozwiązania problemu automatyzacji procesu transformacji kosztów jest budowa planu kont jednostki. Najlepszym rozwiązaniem wydaje się być powiązanie kont grupy piątej i czwartej poprzez odpowiednią konstrukcję kont syntetycznych i analitycznych. Metoda taka została z powodzeniem wdrożona w kilku przedsiębiorstwach produkcyjnych, a jej przydatność została zweryfikowana w praktyce zarządzania. Choć takie rozwiązanie nie jest idealne dla wszystkich przedsiębiorstw, sprawdza się szczególnie dobrze tam, gdzie proces technologiczny umożliwia wyodrębnienie wydziałów (komórek organizacyjnych, gniazd) odpowiedzialnych za wytwarzanie każdego z wyrobów (półfabrykatów, komponentów). Takie rozwiązanie można łatwo wdrożyć w przedsiębiorstwach, w których proces technologiczny ma charakter aparaturowy, czyli taki w którym „po wejściu” surowców do pierwszej fazy produkcyjnej brak jest wpływu na kształtowanie dalszych przepływów rzeczowych, gdyż są one poddane stosowanej technologii.
Transformacja kosztów składa się z kilku podstawowych etapów, a jej zasadniczym celem jest ustalenie jednostkowego technicznego kosztu wytworzenia każdego z produktów (półfabrykatów, komponentów, zleceń). Należy także zadbać o precyzyjne odniesienie narzutów i przeksięgowań, by określenie składowych kosztu jednostkowego produktów (półfabrykatów, komponentów, zleceń) dla potrzeb sprawozdawczości nie wymagało powtórnej analizy dokumentacji źródłowej. Na każdym z etapów proces transformacji przebiega automatycznie w oparciu o dane pochodzące z systemów produkcyjnych lub w oparciu dedykowane oprogramowanie.
Rozwiązanie proponowane przez SYSINFO zostało z powodzeniem zweryfikowane w kilku firmach produkcyjnych. Okres potrzeby na rozliczenie miesiąca skrócił się na tyle, iż możliwe stało się przewidywanie wyniku finansowego jednostki na kilka dni przed złożeniem deklaracji podatkowej, a także dokonywanie ponownego rozliczenia miesiąca po wprowadzeniu stosowanych korekt. Co więcej dostępność informacji o kosztach jednostkowych produktów umożliwia stworzenie obiektywnego systemu monitoringu i premiowania działań kadry produkcyjnej, od której efektywności w dużym stopniu zależy wynik przedsiębiorstwa. Formalną poprawność zastosowanej metody potwierdzili audytorzy w trakcie corocznych badań ksiąg rachunkowych.