Analizy i publikacje
Automatyzacja sprawozdawczości finansowej
Liczba dużych przedsiębiorstw, które nie posiadają informatycznego systemu zarządzania przedsiębiorstwem lub chociażby programu finansowo-księgowego jest niewielka. W większości przypadków jednak użytkowanie systemów informatycznych nie wiąże się z ułatwieniami w zakresie sprawozdawczości finansowej i podatkowej. Dane zapisane w systemach informatycznych, raporty oraz wydruki dostarczają często informacji o charakterze pierwotnym. Dopiero odpowiednia ich kompilacja, uzupełnienie i dodatkowe przetworzenie pozwalają na uzyskanie danych, które bezpośrednio pozwalają na sporządzenie sprawozdania finansowego.
Rachunkowość ma przede wszystkim charakter systemu informacji. W związku z tym jej celem jest dostarczanie informacji do celów planowania, kontroli i sterowania działalnością gospodarczą. Produktem systemu rachunkowości są informacje o różnych kategoriach ekonomicznych, które zestawiane są w sprawozdaniach finansowych (w bilansie, w rachunku zysków i strat, w sprawozdaniu o przepływach środków pieniężnych). Pomiar majątku jest możliwy w rachunku zasobów, do których wykorzystuje się konta bilansowe (aktywów i pasywów). Jednym z kont pasywów jest wynik finansowy, który ustala się w ramach rachunku strumieni (procesów), wykorzystując w tym celu konta wynikowe (przychodów, kosztów). Dostarczane przez rachunkowość informacje powinny służyć realizacji funkcji zarządzania (planowaniu, organizowaniu, motywowaniu, kontrolowaniu).
Istotnym elementem systemu rachunkowości jest niewątpliwie system informatyczny, który nie powinien być jedynie narzędziem ewidencji, a zgromadzone w nim informacje powinny być dostępne w pożądanej formie bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Dotyczy to również sfery sprawozdawczości, która niestety do tej pory nie była objęta typowym zakresem funkcjonalnym oferowanych na polskim rynku zintegrowanych systemów zarządzania. Z drugiej zaś strony w ostatnich latach znacznie rozwinął się rynek oprogramowania wspomagającego analizy finansowe. Zakres oferowanych w tej dziedzinie programów komputerowych obejmuje również funkcje pozwalające na konstruowanie typowych sprawozdań finansowych. W ten sposób powstała luka komunikacyjna powodująca niespójność pomiędzy systemami zarządzania, a eksploatowanym w przedsiębiorstwach oprogramowaniem wspomagającym tworzenie sprawozdań i ich analizę. Dane z systemu informatycznego nie mogą być w takiej sytuacji bezpośrednim źródłem danych dla sprawozdawczości.
Najprostszym z rozwiązań stosowanych obecnie jest powiązanie konta księgowego z pozycją odpowiedniego sprawozdania na etapie definiowania planu kont przez użytkownika. Rozwiązanie taki ma jednak szereg wad. Najczęściej wspomniane powiązanie definiuje się niejako „na sztywno”, tzn. bez możliwości zmiany w późniejszym czasie. W przypadkach, w których taka możliwość istnieje powiązanie konta z pozycją sprawozdania ma krotność 1:1. Oznacza to, że jedno konto powiązać można tylko z jedną pozycją. Kolejną wadą jest brak możliwości wykonywania działań arytmetycznych w takiej sytuacji. Innym, nieco lepszym rozwiązaniem jest odwrócenie sytuacji opisanej powyżej, tzn. umożliwienie użytkownikowi wiązania pozycji sprawozdania z kontami. W tym wypadku powiązania określane są nie podczas definiowania planu kont, ale w osobnym module podczas definiowania sprawozdań finansowych. Takie rozwiązania spotyka się jednak jedynie w kosztownych i skomplikowanych systemach klasy MRP . Systemy mniej złożone i tańsze posiadają niekiedy wyodrębnione moduły definiowania sprawozdań finansowych, lecz możliwości wtórnego przetwarzania danych są w nich znacznie ograniczone.
Istotą koncepcji proponowanej przez firmę SYSINFO jest rozszerzenie zakresu systemu informatycznego jednostki o moduły pozwalające na pobieranie danych z systemu informatycznego oraz ich przetwarzanie i prezentację na bieżąco. Moduły te umożliwiają użytkownikowi lub osobie odpowiedzialnej z wdrożenie łatwe tworzenie definicji sprawozdań. Moduły te tworzą odrębny podsystem. Charakteryzuje się on warstwową architekturą, która zapewnia daleko idącą niezależność od specyfiki stosowanych narzędzi księgowych, w szczególności zaś niezależność od systemu informatycznego.
Realizacją wspomnianejj koncepcji podsystemu sprawozdawczego jest oferowany przez firmę SYSINFO system INFINA Portal Informacyjny. Najistotniejszą cechą systemu jest to, że warstwę interfejsu użytkownika, tzn. warstwę oprogramowania odpowiedzialną za wizualną prezentację sprawozdania finansowego (lub innego dowolnego zestawienia) stanowi przeglądarka stron www. Takie podejście jest obecnie najbardziej efektywnym sposobem uzyskania dostępu do danych w postaci zagregowanej .