Przegląd koncepcji
Zdecydowanie najlepszym sposobem na podniesienie efektywności pracy jest jej właściwa organizacja. Ta zaś w dużej mierze zależy od tego, w jakim firma wykorzystuje własne zasoby IT. Nasza propozycja polega na zbudowaniu wewnątrz firmy zintegrowanej platformy informacyjnej, a następnie przekonania i przygotowania pracowników do jej wykorzystania. Obszarów zastosowania takiej platformy jest co najmniej kilka. Poniżej przedstawiono rozwiązania z powodzeniem wdrażane w ramach umowy outsourcingu IT u klientów firmy SYSINFO.
Koncepcja pakietu INFINA Intranet.
INFINA UDS - Ujednolicony katalog współdzielonych dokumentów (). Najtańszym, najbardziej dostępnym, z zwykle niewykorzystywanym w pełni zasobem IT przedsiębiorstwa jest sieciowy serwer plików. Dyski takiego serwera mogą stanowić wielką wirtualną bibliotekę służącą całej firmie. Aby jednak było to możliwe konieczne jest odpowiednie zaprojektowanie drzewa katalogów i skojarzenie z nim określonej konfiguracji uprawnień dostępu. Nie jest to wbrew pozorom zdanie łatwe, zwykle trzeba zinwentaryzować, zaklasyfikować i uporządkować setki plików, porozrzuconych dotąd po komputerach użytkowników. Ponadto należy jeszcze nauczyć pracowników korzystania z takiego katalogu oraz wdrożyć metody nadzoru i egzekwowania porządku. Główna trudność polega na zaprojektowaniu zasad klasyfikacji; chodzi o to by określić w jakich „ szufladkach” dokumenty powinny być rozmieszczane, by uniknąć chaosu. Firma Sysfino opracowała własne rozwiązanie, które jest z powodzeniem stosowane u obsługiwanych przez firmę klientów. Rozwiązaniem tym jest INFINA UDS (Unified Directory Structure), czyli ujednolicona struktura katalogów. W strukturze takiej znajdują się oznaczone odpowiednio wolumeny, katalogi główne i podkatalogi. Wyodrębnia się dokumenty przydatne w całej firmie, jak i dokumenty, z których korzystają poszczególne działy. W każdym podkatalogu znajduje się instrukcja w formie pliku HTML informująca o jego przeznaczeniu. Serwer na bieżąco kontroluje poprawność zapisywania dokumentów w określonych katalogach, informując użytkowników o błędach klasyfikacji.
INFINA CPI - Centralny Portal Informacyjny. Kolejnym sposobem aktywującym wykorzystanie platformy IT jest uruchomienie w przedsiębiorstwie wewnętrznego portalu informacyjnego. Portal informacyjny jest to strona www, której oprogramowanie pozwala na błyskawiczne uzyskanie dostępu do najpotrzebniejszych informacji zgromadzonych w bazach danych różnych programów eksploatowanych w firmie. Użytkownikami tego narzędzia są menedżerowie, którzy najczęściej potrzebują szybkiej odpowiedzi na kilka zasadniczych pytań związanych z procesami, którymi zarządzają. Choć liczba użytkowników portalu jest zawężona do osób odpowiedzialnych za zarządzanie, to jednak pozytywne skutki wynikające z korzystania z takiego rozwiązania dotyczą całej firmy. Jednym z aspektów takiego pozytywnego oddziaływania jest wprowadzenie niejawnego nadzoru nad pracą osób odpowiedzialnych za ewidencję danych; świadomość tego, że dane są na bieżąco wykorzystywane w procesie zarządzania podnosi motywację pracowników i sprzyja wczesnemu wykrywaniu błędów. Firma SYSINFO pracuje od ponad dwóch lat nad oprogramowaniem realizującym funkcje wewnętrznego portalu informacyjnego. Rozwiązanie to promowane pod nazwą INFINA Portal Informacyjny, zostało już wdrożone z powodzeniem w dwóch firmach Orzeł Biały Spółka Akcyjna i JOPEX Zakład Produkcyjny Franciszek Jopek. Działanie oprogramowania jest w pełni niezależne od systemów, z którymi współpracuje. W chwili obecnej posiada interfejs dla systemów SIMPLE System V oraz Microsoft Business Solutions AXAPTA
INFINA Direct - Nadzór nad działaniami serwisowymi.Innym rozwiązaniem ułatwiającym pracę firmy, które jednocześnie intensyfikuje wykorzystanie zasobów IT są wszelkiego rodzaju narzędzia komunikacyjne. Jednym z takich narzędzi jest używane przez klientów firmy SYSINFO oprogramowanie serwisu internetowego INFINA Direct. Jest to interaktywna platforma www pozwalająca na śledzenie prac nad projektami realizowanymi w firmie. Oprogramowanie to, to nieco uproszczona, a przez to łatwiejsza w użyciu, wersja listy dyskusyjnej. Zadaniem systemu jest integracja i rozliczenie działań pracowników firmy i pracowników firm zewnętrznych (np. konsultantów ERP) oraz umożliwienie menedżerom śledzenia stanu tych prac.